Privacyverklaring

Family Control (Stichting Family Control, KVK 66836980) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij via deze website en tijdens de begeleiding verwerken. Wij zijn een kleine, zelfstandige praktijk voor jeugd- en gezinsbegeleiding, actief in Haaglanden, Rijnmond en Amsterdam.

Vragen over privacy, verzoeken om inzage of klachten kunt u sturen naar info@family-control.nl. Wij reageren binnen twee werkdagen en handelen een verzoek af binnen één maand.

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor contact, aanmelding, begeleiding en verantwoording aan de opdrachtgever. Wij verzamelen niet meer dan nodig en vragen nooit gegevens die geen doel dienen.

• Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats en organisatie
• Gegevens over de hulpvraag: de situatie, betrokken instanties, eerdere trajecten en gemaakte afspraken
• Gegevens over het gezinssysteem: samenstelling van het gezin, gezagsverhoudingen en betrokken netwerk
• Gegevens die tijdens de begeleiding ontstaan: verslagen, evaluaties, doelen en voortgang
• Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of justitiële gegevens, uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de hulpverlening en met een geldige grondslag
• Gegevens over uw voorkeuren: taal, contactmoment en wijze van contact
• Technische gegevens van de website die nodig zijn voor de werking, de beveiliging en het tegengaan van misbruik

Elke verwerking heeft een concreet doel. Wij gebruiken uw gegevens voor:

• Het beantwoorden van uw vraag of aanmelding via de website, het contactformulier of de intake-assistent
• Het uitvoeren van de begeleiding, inclusief het maken en evalueren van een plan
• Het afstemmen met betrokken partijen, zoals school, gemeente, huisarts of jeugdzorg, binnen de gemaakte afspraken
• Het verantwoorden van de inzet aan de opdrachtgever, waar mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling
• Het verzenden van de nieuwsbrief, alleen na uw eigen aanmelding

Wij verwerken gegevens op basis van uw toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Voor bijzondere persoonsgegevens vragen wij uitdrukkelijke toestemming, tenzij de wet een andere grondslag geeft, bijvoorbeeld bij een melding op grond van de meldcode.

Toestemming die u geeft, kunt u altijd intrekken. Intrekken werkt vanaf het moment dat u het meldt en heeft geen terugwerkende kracht op wat al rechtmatig is verwerkt.

Voor jongeren tot 12 jaar geven de ouders of verzorgers met gezag toestemming. Tussen 12 en 16 jaar geldt toestemming van zowel de jongere als de ouders met gezag. Vanaf 16 jaar beslist de jongere zelf over de verwerking van zijn of haar gegevens.

Wij leggen aan jongeren in begrijpelijke taal uit wat wij vastleggen, met wie wij overleggen en wat vertrouwelijk blijft. Wat een jongere ons vertelt, delen wij niet zonder overleg, behalve wanneer er direct gevaar is.

Wij delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de begeleiding en met uw uitdrukkelijke toestemming, of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor commerciële profielen.

• De opdrachtgever, bijvoorbeeld een gemeente of school, ontvangt de rapportage die vooraf is afgesproken
• Ketenpartners, zoals jeugdzorg, huisarts, ggz, politie of reclassering, alleen voor zover nodig en met toestemming
• Veilig Thuis, wanneer de meldcode daartoe verplicht; wij informeren u daarover, tenzij dat de veiligheid van het kind in gevaar brengt
• Onze ICT-leveranciers, uitsluitend als verwerker en op basis van een verwerkersovereenkomst
• Brevo, onze e-maildienst, voor het bezorgen van de melding aan ons team, uw bevestigingsmail en de nieuwsbrief

Voor de website, e-mail en opslag maken wij gebruik van dienstverleners die als verwerker optreden. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Onze gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen. Wanneer een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Concreet houden wij de volgende termijnen aan:

• Contactverzoeken die niet tot een traject leiden: maximaal 12 maanden
• Aanmeldingen die niet in begeleiding zijn genomen: maximaal 24 maanden, zodat een eventuele herstart navolgbaar is
• Dossiers van uitgevoerde begeleiding: 20 jaar na afronding, conform de bewaartermijn voor jeugdhulpdossiers
• Financiële administratie: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht
• Nieuwsbriefinschrijvingen: tot u zich afmeldt; afmelden kan met één klik in elke e-mail
• Bezoekstatistieken: geaggregeerd en niet herleidbaar tot een persoon
• Technische logbestanden van de website: maximaal 30 dagen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Websiteverkeer loopt volledig versleuteld via https. Toegang tot dossiers is beperkt tot de betrokken begeleider en de vaste achtervang, met persoonlijke accounts en tweefactorauthenticatie.

Wij delen geen dossiergegevens via onbeveiligde kanalen. Voor het uitwisselen van gevoelige informatie met ketenpartners gebruiken wij beveiligde verzending.

Bij een inbreuk op de beveiliging beoordelen wij direct de aard en de omvang. Wanneer een lek een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen. Alle incidenten leggen wij vast in een intern register.

U heeft op grond van de AVG een aantal rechten. Een verzoek kunt u sturen naar info@family-control.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van gegevens, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt
• Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld zolang een verzoek in behandeling is
• Bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang
• Overdracht van uw gegevens naar een andere partij, in een gangbaar bestandsformaat
• Intrekken van eerder gegeven toestemming
• Het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming; wij nemen geen besluiten op basis van louter automatische verwerking

Ouders met gezag hebben in beginsel recht op inzage in het dossier van hun kind. Vanaf 12 jaar heeft de jongere een eigen recht op inzage en kan hij of zij bezwaar maken tegen inzage door een ouder. Persoonlijke werkaantekeningen van de begeleider vallen niet onder het inzagerecht.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast staat onze klachtenregeling voor u open.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.